Durch das Symbol 'Abrechnungen' gelangt man zum Ordner mit allen Abrechnungen, sie werden als Aufgaben geführt. Die Fähigkeiten der Aufgaben werden so genutzt:
| Sie gelten als erledigt, wenn die Abrechnung bezahlt ist, das Datum 'erledigt am' entspricht dem Zahlungsdatum. Erledigte Aufgaben werden von Outlook gestrichen dargestellt. |
| Das Fälligkeitsdatum dient zur Kontrolle nicht eingegangener Zahlungen. Überfällige Aufgaben werden von Outlook rot dargestellt. Bei Erstellung der Abrechnung wird das Fälligkeitsdatum auf das Rechnungsdatum gesetzt, erhöht um die Anzahl Tage, welche in Extras / Optionen / Therapeut angegeben wurden (die Grundeinstellung ist 45 Tage). |
Die Darstellung von Outlook lässt sich einstellen über Extras / Optionen / Einstellungen / Aufgabenoptionen. Wenn man keine Erinnerung für fällige Aufgaben wünscht, kann man dort dies ausschalten.
Wenn nun Zahlungen eingegangen sind, kann man so vorgehen:
| In der Liste der Abrechnungen findet man link an zweiter Stelle eine Checkbox. Wenn man sie ankreuzt, gilt die Aufgabe als erledigt: in unserer Ansicht werden die Texte durchgestrichen und im Feld ‚erledigt am' wird das aktuelle Datum eingetragen. Man kann natürlich auch direkt in diesem Feld das wirkliche Zahlungsdatum eintragen: auch damit geht die Abrechnung in den erledigten Zustand über. |
| Gleichzeitig wird in alle noch nicht bezahlten Sitzungen das Datum 'erledigt am' als Bezahldatum eingesetzt. Wird die Erledigung wieder rückgängig gemacht, so auch die Bezahlung der Sitzungen. |
| Wenn das Feld ‚bezahlt' schon bei der Erstellung der Abrechnung angekreuzt wird, passt sich die Abrechnung an: z.B. erscheint auf der Abrechnung nicht mehr die Zahlungsadresse, sondern eine Bemerkung, dass der Betrag bezahlt wurde. |
| Rechnungen lassen sich so definieren, dass schon bezahlte Sitzungen nicht mehr oder mit entsprechendem Vermerk aufgeführt werden. |