Klienten werden als Kontakte geführt, welchen einige Spezialfelder für die Abrechnungen hinzugefügt wurden. Wir wollen nun die speziellen Eigenschaften betrachten, die den Klient vom gewöhnlichen Kontakt unterscheiden.
Die Klienten haben die Eigenschaft 'aktiv', welche über die Registerkarte ‚Abrechnung' zugänglich ist (siehe nächster Abschnitt). Wenn bei der Neuanlage einer Sitzung oder Abrechnung nach einem Klienten gefragt wird, werden zunächst nur die aktiven Klienten angezeigt. Man erhält die Anzeige aller Klienten, indem man die Checkbox 'nur aktive Klienten' deaktiviert. Dazu dient auch im Ordner die Ansicht 'Adresskarten Aktive'.
Die Einteilung in aktive und inaktive Klienten dient allein für die Übersichtlichkeit. Es gelten folgende Regeln:
| Ein neuer Klient ist aktiv |
| Wird eine Sitzung für einen Klienten eingetragen, wird er aktiv |
| Bei der Erstellung einer Statistik hat man die Möglichkeit, alle Klienten inaktiv zu setzen, welche länger als eine bestimmte Anzahl Monate keine Sitzung mehr hatten. |
Hier werden die Funktionalitäten für die Abrechnungen zusammengefasst. Den oberen Teil haben wir schon bei der Neuanlage des Formulars kennen gelernt. Es macht Sinn, die Daten hier einzutragen, da diese mit den Kundendaten gespeichert wird. Bei neuen Abrechnungen werden dann diese Daten als Ausgangsdaten verwendet. Bei der Abrechnungsperiode wird der Folgetag des Endtermins der letzten Abrechnung als Anfangstermin genommen und es wird eine gleich lange Periode angenommen (dies gilt nur für das Abrechnungsblatt beim Klienten).
Die meisten Daten werden für das EMR-Formular benötigt: Geschlecht und Geburtstag, Einzel- oder Gruppentherapie, Prävention / Krankheit / Unfall und der Behandlungsgrund.
Im unteren Teil werden alle Abrechnungen des Klienten aufgelistet. Hier lassen sich alle für den Klienten erstellten Abrechnungen verwalten:
| Bei der Auswahl einer Abrechnung werden die Daten im oberen Teil nachgetragen |
| Mit der rechten Maustaste (z.B. ganz vorne beim Symbol) kann im Kontext-Menü eine Abrechnung gelöscht werden |
| Mit einem Doppelklick in der ersten Zeile können neue Abrechnungen angelegt werden (Zeile 'hier klicken' um Aufgabe zu erstellen') |
| Mit einem Doppelklick wird eine Abrechnung geöffnet. Es muss dazu nicht das gleiche Formular wie bei der Erstellung verwendet werden: es wird das im oberen Teil definierte Formular genommen (gespeichert bleibt aber das ursprüngliche Formular). Die ist praktisch, wenn man verschiedene Formulare ausprobieren möchte. |
Als Resultat erhält man nun die gewünschte Abrechnung
Hier findet man alle Sitzungen und Abrechnungen des Klienten aufgeführt. Durch Doppelklick lassen sich die entsprechenden Elemente öffnen. Die Liste entspricht der aus der Registerkarte Abrechnungen und es gelten analoge Eigenschaften.
Es ist möglich, weitere Aktivitäten, wie z.B. E-Mails oder Notizen über Telefonate in die Liste aufzunehmen. Hierzu klickt man mit der rechten Maustaste auf das Symbol 'Klienten' und wählt die Eigenschaften. Unter der Registerkarte 'Aktivitäten' ist 'Ändern' anzuwählen: jetzt erhält man eine Übersicht über alle Ordner, die gewünschten werden angekreuzt.
Die Klienten enthalten eine zusätzliche Symbolleiste mit dem Titel 'Therapie' als erstem Eintrag. Sie ist nicht unbedingt notwendig, da man alle Operationen (wie beschrieben) auch anderswo durchführen kann. Der Weg über die Symbolleiste ist aber direkter, da der Klient schon bekannt ist. Man erstellt so
| Mit dem ersten Symbol eines Kalenders eine neue Sitzung |
| Mit dem zweiten Symbol eines 'Dokumentes mit einem A' eine neue Abrechnung |
| Mit dem dritten Symbol eines Diagramms ein neues Diagramm |
Zusätzlich zu den üblichen Ansichten haben wir eine Telephonliste angelegt.
Die Geburtstagsliste tröstet darüber hinweg, dass die Geburtstage nicht direkt bei den Sitzungen zu sehen sind, sondern in einen eigenen (nicht gezeigten) Kalender-Ordner eingetragen werden.
